Sie kennen die Regeln. Es gibt ein Meeting, es gibt ein Budget, und Sie müssen den effektivsten Ort finden, um die Botschaft zu vermitteln. Eine Ihrer ersten Entscheidungen ist, ob Sie die Besprechung extern in einem Tagungshotel abhalten wollen. Das hat viele Vorteile. Einige der Vorteile von Tagungshotels stellen wir in diesem Beitrag vor.

Screenshot: www.hotel-frankenland.de

1. Produktivität und Fokus

Wenn Leute in Tagungshotels sind, werden sie nicht abgelenkt und sind voll engagiert. Anstatt die Konferenzpausen zu nutzen, um schnell an den Arbeitsplatz zu gehen, wird auch diese Zeit effizient für das Networking und Gespräche mit anderen Teilnehmern genutzt. Der Fokus bleibt während der gesamten Veranstaltung erhalten.

2. Kommunikation

Die heutige Technologie macht es uns leicht, regelmäßig, schnell und kostengünstig über E-Mail und Videokonferenzen zu kommunizieren. Wenn es aber darauf ankommt, sich gegenseitig zu verstehen, gibt es kein besseres Mittel als das persönliche Gespräch. Wenn Sie zusammen im selben Raum sitzen, können Sie nonverbale Signale aufnehmen, die Sie übers Telefon oder per Videochat leicht übersehen können. Unterschätzen Sie nicht die Körpersprache und andere Nuancen, die es den Mitgliedern ermöglichen, sich besser zu auszudrücken und zu verstehen. Auch die Mitglieder der Gruppe, die nicht das Wort haben, können so aktiv an der Kommunikation teilhaben.

3. Teambuilding

Teambildungsübungen sind ein wichtiger Bestandteil vieler extern abgehaltener Veranstaltungen, und das aus gutem Grund. Es ist von unschätzbarem Wert, auch in einem anderen Bereich zusammenzuarbeiten. Wenn die Teambuildingmaßnahmen (https://www.teamgeist.com/teambuilding/) eine körperliche Herausforderung beinhalten, wie zum Beispiel Menschen über eine Mauer zu bringen, muss das Team aus den logistischen Köpfen und der physischen Stärke der Menschen Kapital schlagen. Solche Übungen ermöglichen es den Teammitgliedern, sich gegenseitig in einem anderen Licht zu sehen, und es entstehen Fähigkeiten, die in alltäglichen Budgetsitzungen vielleicht nicht sichtbar sind. Wenn man die Talente der Menschen wirklich nutzt, findet man andere Stärken und Schwächen heraus, als wenn man am Schreibtisch sitzt. Außerdem machen diese Aktivitäten eine Menge Spaß.

4. Technologie

Während viele der hauseigenen Konferenzräume mit anspruchsvoller Technik ausgestattet sein können, kann die Nutzung einer anderen Einrichtung den Zugang zu anderen oder neueren Technologien ermöglichen. Oftmals erlaubt dieser Zugang, kreativer zu sein, sowohl mit dem, was Sie präsentieren, als auch mit dem, wie Sie es präsentieren. Wenn Präsentationen ansprechender sind, neigen die Leute dazu, mehr aus ihnen herauszuholen. Dies macht die Tagungen nochmals effektiver. Es ist eine Win-win-Situation.

5. Kreativität

Besprechungen außerhalb des Unternehmens abzuhalten ist dann besonders wichtig, wenn Sie strategische Entscheidungen treffen, Karriere fördernde Mitarbeiterschulungen durchführen oder Brainstorming fördern möchten (http://www.ideenfindung.de/Brainstorming-Kreativitätstechnik-Ideenfindung.html). Wir alle kennen die Situation in den uns vertrauten Konferenzräumen im Unternehmen. Hier die Menschen dazu, stets den gleichen Platz einzunehmen und aus dem gleichen Fenster zu starren. Ähnlich wie bei familiären Rollen können sich auch Mitarbeiter an ihren Platz in der Gruppe klammern. Indem Sie Ihr Meeting an einen anderen Ort verlegen, heben Sie diese kreativitätshemmenden Hindernisse auf. Tagungshotels ermöglichen es den Mitarbeitern auch, aus ihrer Büropersönlichkeit auszubrechen und auf unterschiedliche Weise miteinander in Beziehung zu treten, was zu sinnvollen, kreativen Ideen führen kann.